Оглавление
Что такое корпоративная карта?
Это банковская карта организации или ИП, которая может быть выпущена банком:
- к расчётному счёту организации или ИП;
- либо к другому, специально открытому счёту.
С помощью корпоративной карты держатели карты (руководитель ООО, ИП, сотрудники) могут оплачивать только расходы компании — безналично или снимать с этой целью наличные средства.
Кто может быть держателем корпоративной карты?
К одному счёту может быть привязано несколько корпоративных карт, кроме того, у одной карты может быть несколько держателей.
Держателями корпоративной карты могут быть:
- сотрудники компании — генеральный директор, бухгалтер, другие ответственные лица;
- индивидуальный предприниматель;
- физлица, уполномоченные юрлицом или ИП распоряжаться средствами на счёте с помощью карты, нужна нотариальная доверенность.
В компании издаётся приказ со списком всех держателей карт. В банк подаётся заявление на предоставление каждой корпоративной карты.
Также нужно переиздать приказ и сообщить в банк, если держатель карты больше им не является — например, сотрудник уволился.
Есть ли лимиты по корпоративным картам?
Все условия по обслуживанию карт прописаны в договоре с банком.
Общие ограничения — Банк России рекомендует банкам вводить лимит на снятие наличных денег (в т.ч. с помощью корпоративных карт) суммой 100 тыс. рублей в день. Озвучивать лимиты на снятие наличных лучше ограниченному кругу сотрудников компании, т.к. банк жёстко контролирует такие операции.
Как контролировать движение денежных средств при использовании корпоративной карты?
Бухгалтеры «Берегов Невы» рекомендуют организациям и ИП дополнительно устанавливать лимиты траты средств — можно индивидуально по каждой карте. Так будет легче держать движение денежных средств под контролем.
В компании должен быть издан локальный нормативный акт с правилами пользования корпоративными картами, в котором указаны сроки, когда сотрудники должны отчитаться о потраченных деньгах.
Руководителю необходимо ежемесячно проверять, полностью ли отчитались сотрудники о потраченных денежных средствах. Это можно делать с помощью выписок, которые банки предоставляют по каждой карте.
Легче всего контролировать движение денежных средств по счетам и картам тем организациям, у которых подключено дистанционное банковское обслуживание.
Для чего конкретно можно использовать корпоративную карту?
Корпоративные карты можно использовать только для оплаты командировочных и представительских расходов. Нельзя оплачивать товары, работы, услуги для хозяйственных нужд организации и ИП.
Почему — см. п. 2.3 Положения Банка России № 266-П от 24.12.04 «Об эмиссии платёжных карт и об операциях, совершаемых с их использованием».
Итак, для каких операций ваша компания может использовать корпоративную карту на территории России:
- оплата вышеуказанных затрат в рублях, связанных с деятельностью юрлица и ИП;
- получение наличных в рублях для осуществления расчётов, связанных с деятельностью юрлица и ИП.
За пределами России разрешается:
- снятие наличных средств с карты в иностранной валюте для оплаты командировочных и представительских расходов.
Какие ещё требования валютного регулирования нужно соблюдать при использовании карты?
На территории России запрещено снимать с корпоративной карты организации или ИП наличную иностранную валюту в банкоматах. Но совершать безналичные операции (расчёты) с иностранной валютой можно.
Согласно п. 2.6 Положения Банка России № 266-П от 24.12.04 «Об эмиссии платёжных карт и об операциях, совершаемых с их использованием», юрлица и ИП с использованием расчётных (дебетовых) и кредитных карт могут осуществлять операции в валюте, отличной от валюты счёта. Условия устанавливаются в договоре с банком.
В Положении поясняется, что при совершении таких операций валюта, полученная банком-эмитентом, перечисляется по назначению без зачисления на счета клиентов юрлиц и ИП.
При поездке за границу также можно использовать корпоративную карту — банк производит конвертацию рубля в валюту страны, где происходит расчёт. Открывать для такой поездки отдельный валютный счёт или заводить отдельную карту не обязательно.
Разница между курсом продажи валюты и курсом Банка России на дату операции, а также комиссии банка за конверсионные операции могут быть включены в расходы юрлица или ИП при расчёте налогов. Например, оплата комиссии банка по обслуживанию корпоративных карт уменьшает налогооблагаемую базу по налогу на прибыль организаций.
Как распоряжаться деньгами с корпоративной карты?
Пока денежные средства находятся на счёте организации или ИП — они принадлежат организации или непосредственно лично ИП.
Как только держатель карты (руководитель или сотрудник) снял денежные средства или что-то безналично оплатил — он становится подотчётным лицом. Или ещё говорят «он получил деньги подотчёт». Исключение составляют индивидуальные предприниматели, о них мы говорим в отдельном разделе.
Для распоряжения денежными средствами при помощи корпоративной карты необходим приказ генерального директора со списком всех лиц, которые имеют на это право (о нём мы уже говорили выше). В отдельных случаях может потребоваться заявление подотчётного лица (пример: сотрудник направляется в командировку и просит выдать ему карту для оплаты командировочных и представительских расходов).
Держатели карты (и руководитель, и сотрудники) обязаны отчитаться о том, куда потрачены деньги, ведь их им выдают с определённой целью. Для этого в течение 3 дней они оформляют авансовые отчёты и передают в бухгалтерию.
Можно ли использовать корпоративную карту для выплаты зарплаты сотрудникам?
Нельзя. Когда сотрудник снимает деньги с помощью корпоративной карты или что-то безналично оплачивает — он становится подотчётным лицом (согласно законодательству). Он обязан отчитаться о том, куда потрачены денежные средства.
Получить зарплату (личный доход, о котором не нужно отчитываться руководству) и получить деньги под отчёт — не одно и то же.
Кто такие подотчётные лица?
Это любой человек, которому доверено распоряжаться деньгами компании для оплаты её нужд наличными или безналом. Касается использования корпоративных карт, но не только, например, денежные средства могут выдаваться под отчёт из кассы.
Подотчётными лицами могут быть:
- руководитель ООО (индивидуальный предприниматель — исключение, об этом ниже);
- сотрудники организации или ИП: бухгалтер, менеджер по закупкам и др.;
- физлица, с которыми заключены договоры ГПХ.
За выданные деньги они должны отчитаться перед организацией или ИП при помощи авансовых отчётов. О том, как это сделать — ниже.
Почему надо отчитываться за потраченные с корпоративной карты деньги?
Деньги принадлежат организации или ИП, а не руководителю и не сотрудникам, которые этими деньгами распоряжаются. (Исключение составляют ИП, у них все денежные средства — их собственные, об этом ниже).
Расход денег — это факт хозяйственной деятельности юрлица или ИП, который учитывается в бухгалтерском и налоговом учёте.
Поэтому держатели карты должны объяснить компании, как они распорядились чужими для них деньгами.
Некоторые участники и руководители ООО считают, что все денежные средства организации — их личные, но это не так. Это правило работает исключительно для ИП, у них все деньги на любых банковских картах их личные.
В чём особенность корпоративных карт ИП?
Многие путают понятия юридическое и физическое лицо, считая, что ИП — это тоже компания, т.е. лицо юридическое. Это не так, ИП — физическое лицо, он фигурирует в качестве ИП со своим ИНН физлица. ООО присваивают отдельный ИНН при регистрации в ЕГРЮЛ.
Из-за того, что ИП имеет статус физлица — он всегда открывает счёт в банке на своё имя, даже если счёт будет использоваться в предпринимательской деятельности. Все деньги на всех счетах являются личным имуществом ИП и не являются имуществом компании.
Когда ИП производит оплату или снимает деньги с карты — не происходит выдачи под отчёт и он не становится подотчётным лицом. См. письма Банка России № 29- 1-2/4255 от 14.06.12, ФНС № АС-4-2/14504@ от 31.08.12.
По этой причине ИП не должен отчитываться за потраченные с корпоративной карты деньги. Не зависит от того, на что эти деньги потрачены — на личные или цели бизнеса.
Однако, если ИП применяет УСН «доходы минус расходы», то ему имеет смысл оформлять авансовые отчёты и собирать подтверждающие документы, чтобы иметь возможность учесть расходы, совершённые в ходе предпринимательской деятельности, при расчёте налога.
Обратите внимание, если деньги тратят сотрудники ИП — они становятся подотчётными лицами и обязаны отчитываться за потраченные деньги, читайте разъяснения в п. 6. Указания Банка России № 3210-У от 11.03.14 «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощённом порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства».
Как отчитываться о расходах по корпоративной карте?
Отчёт о расходах, произведённых с использованием карты, поможет учесть эти траты при расчёте налогов на УСН, на прибыль и др. Иначе налоговая может «снять расходы» и доначислить налог. Поэтому следует заполнить авансовый отчёт и приложить к нему подтверждающие документы.
При любых расходах, в т.ч. по картам, рекомендуется использовать форму авансового отчёта № АО-1, утв. постановлением Госкомстата № 55 от 01.08.01. Но разрешается разработать свою форму.
Подтверждающие документы при оплате по безналу и при снятии денег с карты с целью оплаты наличными — одинаковые, о них говорим дальше.
Какие нужны документы, подтверждающие расходы, оплаченные картой?
ООО или ИП имеют право при расчёте налогов уменьшить доходы на некоторые расходы, которые были произведены в ходе предпринимательской деятельности. Они должны быть экономически обоснованными и документально подтверждёнными — см. ст. 252 Налогового кодекса РФ.
Единого перечня подтверждающих документов, прикладываемых к авансовому отчёту, не установлено. Требования к тем или иным документам и возможности их использования прописаны в:
- Налоговом кодексе РФ;
- № 402-ФЗ от 06.12.11 «О бухгалтерском учёте»;
- № 54-ФЗ от 22.05.2003 «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении расчётов в РФ» и др.
Обратите внимание: чеки банкоматов о снятии наличных — не являются подтверждающими документами. Эти деньги считаются выданными подотчёт, расходование средств нужно подтвердить другими документами. (В разделах 2-6 авансового отчёта реквизиты чеков банкоматов не приводить!)
Пример: вы сняли деньги с корпоративной карты с целью отвести партнёра в ресторан и там подписать выгодный контракт. Однако пока не отвели, и не можете сказать, что потратили деньги в предпринимательских целях. Утверждать последнее можно будет только когда у вас будет чек из ресторана (а вдруг вы вместо этого купите что-нибудь другое, что в расходы включить не получится, или вообще в ресторан не попадёте).
Подтверждают оплату по корпоративной карте:
- банковские выписки;
- первичные документы, содержащие обязательные реквизиты: накладные, счёта-фактуры (ст. 9 № 402-ФЗ);
- квитанции электронных терминалов (слипы);
- чеки ККТ, которые соответствуют требованиям (ст. 4.7 № 54-ФЗ);
- чеки ККТ, полученные в электронной форме и затем распечатанные (ст. 1.2 № 54-ФЗ);
- товарные чеки;
- проездные документы;
- документы по проживанию в месте командировки и др.
Если продавец (поставщик услуг) имеет право работать без ККТ (например, ИП без работников) и не выдаёт чеки — держатель карты должен потребовать иной документ, подтверждающий оплату (например, бланк строгой отчётности).
Если деньги получены (потрачены безналично) держателем карты для внесения предоплаты за товары и услуги другой организации или ИП, — нужен документ, подтверждающий оплату.
Если деньги получены (потрачены безналично) держателем карты для приобретения товарно-материальных ценностей, — нужен документ, подтверждающий их получение (товарная накладная, товарный чек и др.). Разрешается прикладывать к авансовому отчёту копии, если оригиналы переданы на склад.
Также см. ниже «Как производить налоговый учёт операций по карте?»
Можно ли использовать корпоративную карту для личных нужд?
Нельзя. Выше мы уже рассмотрели исчерпывающий перечень случаев, когда может использоваться карта компании — представительские или командировочные расходы. Хозяйственные нужды оплачивать корпоративной картой нельзя.
Напомним, что деньги организации или ИП продолжают принадлежать этой организации или ИП — вне зависимости от того, кто ими распоряжается, в т.ч. при помощи карты.
Исключение составляют только сами ИП — которые могут как угодно распоряжаться своими личными деньгами и не всегда должны составлять авансовые отчёты.
Передача сотрудникам корпоративных карт не приравнивается к передаче им денежных средств. Сотрудникам лишь даётся возможность распоряжаться деньгами в интересах компании.
Что делать, если сотрудник произвёл оплату с корпоративной карты в личных целях?
Если сотрудник произвёл оплату товаров или услуг с корпоративной карты в личных целях — он должен возместить эту сумму компании. Организация не может признать эти деньги расходом, учитывает их как дебиторскую задолженность.
Подробности в пп 2, 16 «Положения по бухгалтерскому учёту «Расходы организации» ПБУ 10/99», утверждённое приказом Минфина № 33н от 06.05.99.
Если сумма сотрудником не возмещена:
- она не может быть включена в расходы, уменьшающие базу по налогу на прибыль, т.к. это не расходы организации (ст. 252 НК РФ);
- облагается НДФЛ, т.к. это доход сотрудника в натуральной форме (ст. 211, ст. 210 НК РФ);
- облагается страховыми взносами, т.к. не является выплатой в рамках трудового договора (ст. 420 НК РФ).
Как учитывать операции по счетам?
Движение денежных средств по корпоративной карте отражается в бухгалтерском и налоговом учёте организации. Рассмотрим общие принципы.
Напомним, что ИП не обязаны вести бухгалтерский учёт, но обязаны вести налоговый.
Для обобщения информации о всех видах счетов, открытых в банках, используется счёт 55 «Специальные счета в банках». На нём могут быть открыты субсчета, их перечень является открытым, т.е. разрешено открывать любые субсчета.
В частности, можно открыть субсчёт для учёта денежных средств на корпоративных картах, например, под названием «Корпоративные банковские карты».
Карту можно учесть за балансом на счёте 002 «Товарно-материальные ценности, принятые на ответственное хранение» в условной оценке, например, 1 рубль за 1 шт.
Как произвести бухгалтерский учёт операций по корпоративной карте?
Согласно «Плану счетов бухгалтерского учёта финансово-хозяйственной деятельности организаций и Инструкции по его применению», утверждённым приказом Минфина РФ № 94н от 31.10.00, в бухучёте выдача суммы под отчёт сотруднику, в т.ч. с использованием корпоративной карты, отражается на дату списания денег.
Делать это нужно следующим образом:
- по дебету счёта 71 «Расчёты с подотчётными лицами»;
- и кредиту 51 счёта «Расчётные счета».
При выдаче корпоративной карты проводки не делаются — потому что деньги ещё не списаны, никакого движения денежных средств не произошло.
Когда руководитель или сотрудник снимает деньги или расплачивается картой, эти суммы поступают ему подотчёт. Это отражают по дебету счета 71, основание — выписка банка.
В бухгалтерском балансе деньги на счёте отражают в разделе II «Оборотные активы» по строке 1250 «Денежные средства и денежные эквиваленты».
Что делать, если банк выдаёт выписки по карте позже нужного срока?
Одна из проблем, с которой чаще всего сталкиваются предприниматели и бухгалтеры, — задержки в работе банка.
Пример: сотрудник при помощи корпоративной карты снял деньги в банкомате, но банк провёл операцию только через несколько дней. Получается, что операция фактически произведена в один день, а в банковской выписке стоит другая дата. Что делать в этом случае?
Бухгалтеры «Берегов Невы» советуют использовать счёт 76 «Расчёты с разными дебиторами и кредиторами». На нём можно открыть субсчета, соответствующие держателям карт, например, «Карта директора Ромашкина» или «Карта менеджера Солнышкина».
Проводки:
- на дату снятия денег с карты — дебет 71, кредит 76, субсчёт «Карта держателя», сумма;
- на дату выписки из банка — дебет 76, субсчёт «Карта держателя», кредит 51, сумма (та же).
Как производить налоговый учёт операций по карте?
ООО на ОСНО, УСН «доходы минус расходы», УСН «доходы» обязаны оформлять авансовые отчёты, эта обязанность не зависит от системы налогообложения. См. п. 6 Указания Банка России № 3210-У от 11.03.14. Это поможет подтвердить целевое расходование средств и учесть расходы при расчёте налогов
Напоминаем, что от налогового учёта ИП не освобождаются, в отличие от бухгалтерского. ИП рассчитывают налоги, заполняют и сдают декларации.
ИП не должен оформлять авансовый отчёт, даже если тратит деньги с карты на предпринимательские цели. Однако если ИП использует УСН «доходы минус расходы», то стоит это делать, чтобы иметь возможность учесть расходы при расчёте налога.
Кроме того, работники как ИП, так и ООО распоряжаются не своей картой и не своими деньгами, поэтому должны оформлять авансовые отчёты. Подробнее: «В чём особенность корпоративных карт ИП?»
Подтверждающими документами в целях налогового учёта являются:
- авансовый отчёт подотчётного лица с подтверждающими документами;
- при оплате картой — квитанции электронных терминалов (слипы).
Чеки банкоматов о снятии наличных подтверждающими документами не являются, т.к. деньги считаются просто снятыми с карты и ещё никуда не потраченными. Подробно об авансовых отчётах — в разделе: «Как отчитываться о расходах по корпоративной карте?»
Как уменьшить налогооблагаемую базу по налогу на прибыль?
В целях уменьшения налогооблагаемой базы по налогу на прибыль необходимо иметь документы, подтверждающие траты (в т.ч. по корпоративной карте), чтобы у налоговой не возникало вопросов о правильности расчёта налога.
Подтверждающие расходы документы могут быть следующие:
- по представительским — чеки ККТ, товарные чеки, акты оказанных услуг, сметы, отчёты;
- командировочным — проездные документы, счета и акты гостиниц, приказ о размере суточных.
Налогооблагаемую базу по налогу на прибыль также уменьшает оплата комиссий банка по обслуживанию карт, если такие расходы связаны с производством или реализацией. В остальных случаях относят к внереализационным расходам. См. п. 1. ст.264 НК РФ.
Нельзя включить в расходы при исчислении налога на прибыль НДС по товарам, приобретённым сотрудниками за наличный расчёт на основании кассовых чеков без наличия счетов-фактур.
Как принять НДС к вычету по оплачиваемым с помощью корпоративной карты товарам, работам, услугам?
Согласно п. 7. ст. 171 НК РФ, вычетам подлежат только те суммы НДС (уплаченного при оплате командировочных и представительских расходов), которые можно принять к вычету при исчислении налога на прибыль.
Подтверждающие документы по командировочным расходам:
- билеты на проезд, в которых сумма НДС вынесена отдельно;
- счёт из гостиницы, оформленный на бланке строгой отчётности, где сумма НДС вынесена отдельно;
- если гостиницу оплачивала организация, понадобится счёт-фактура.
Подтверждающие документы по представительским расходам:
- счёта-фактуры, которые выдают вместе с накладными и актами — в них покупателем должна стоять организация, а у сотрудника должна быть доверенность от этой организации.
Не принимается к вычету НДС по товарам, которые были приобретены сотрудниками за наличный расчёт на основании кассовых чеков без наличия счетов-фактур.
Нужно ли начислять НДФЛ на деньги, которыми распоряжается сотрудник по корпоративной карте?
Денежные средства, которыми физлицо распоряжается с помощью корпоративной карты, — являются подотчётными суммами и не являются доходом держателя карты. Сотрудник тратит их не в личных целях, а в интересах организации или ИП.
Поэтому в этом случае НДФЛ начислять не нужно, см. п. 1 ст. 41 и ст. 209 НК РФ.
При этом держатель карты должен отчитаться о том, куда потрачены деньги (предоставить подтверждающие документы). Организация принимает к учёту товары, работы, услуги.
У держателя карты возникает доход:
- если он не подтвердит расходы, см. пп 6.3 Указания Банка России № 3210-У от 11.03.14;
- если организация простила ему долг или истёк срок исковой давности, см. письмо Минфина № 03-03-06/1/610 от 24.09.09.
В этом случае у сотрудника нужно удержать НДФЛ.
Проводки для учёта НДФЛ, удерживаемого у подотчётного лица при невозврате денежных средств:
- дебет 70 «Расчёты по оплате труда»;
- кредит 68.022 «Расчёты по НДФЛ».
При этом в налогооблагаемую базу по НДФЛ не включаются представительские расходы, см. письмо Минфина № 03-04-06/4-348 от 11.12.12.
